العديد من المؤسسات تعاني من مشكلة الوثائق المتراكمة

مشكلة الوثائق داخل المؤسسات

  • التعامل مع الكمية والنوعية
    نماذج – مستندات – مخططات هندسية – خرائط جميعها يجب التعامل معها
  • القصور والتكلفة
    صعوبة البحث عن الأوراق واسترجاعها وكذلك مضيعة للوقت
    تخزين الأوراق يشغل مساحة كبيرة من المؤسسة وهو عامل مكلف نظرا لضيق المساحة والحاجة لحسن استغلال المساحات المتاحة.
  • أمن وحماية البيانات
    ضعف الحماية والأمن – ممكن فقد الأوراق أو تلفها أو التعرض لحريق أو الإطلاع عليها
    لا يوجد نسخ احتياطية فنسخ الورقة يتم بعمل ورقه أخرى
  • الوصول للمعلومة غير فعال
    عدم الإمكانية للوصول للمعلومة فورا سواء داخل المؤسسة أو خارج المؤسسة
    عادة لا توجد إلا نسخة واحدة من الملف و إذا فقد ستفقد ملفات تحتوى على ثروة من المعلومات لا تقدر بثمن.
  • الالتزام
    صعوبة إجبار ما هو مكتوب على ورقة بالسياسات واللوائح

الحل هو ( أن نستخدم نظام الإدارة الالكترونية للوثائق ) وذلك للأسباب التالية :

  • توفير الوقت المستهلك في البحث واستعادة المعلومات
  • إدارة مشاكل السجلات المعقدة
  • الفعالية في توزيع الوثائق الهامة والموافقة عليها
  • تصريح دخول محدد للمستخدمين لاستعراض الوثائق حسب الصلاحية

التحديات التي تواجه المؤسسات خلال التعامل مع الوثائق

من واقع الإحصائيات :

  • يتم عمل 19 نسخة من الورق خلال الدورة المستنديه للمعاملة
  • يتم إنفاق 20$ من وقت العامل لوضع الأوراق داخل الملفات
  • يتم إنفاق 120$ من وقت العامل للبحث عن ملف غير موجود
  • يتم فقد مستند واحد من كل 20 مستند
  • يستغرق حوالي 25 ساعة من وقت الموظف لعمل نسخة أخري من الملف المفقود بالبحث عن محتويات الملف من جهات أخري

المصدر : PricewaterhouseCoopers and IAPP

مصادر الوثائق

dms

الخدمات التي يقدمها نظام إدارة الوثائق

إن أبسط مايمكن لنظام إدارة الوثائق ان يقدمة هو أرشفة المستندات بصورة رقمية ، وبالتالي التمكن من الوصول الى هذه الوثائق بطريقة اسهل ومن أي جهاز حاسوب في البلدية ، ولكن يمكن ان تتعدى خدمات هذا النظام لتشمل الى ميكنة الدورة المستندية لعملية ما ، بحيث يسهل عملية التبادل والتشارك على المستندات بين مجموعة من الموظفين او الادارت.

ماهو نظام إدارة الوثائق ؟

نظام إدارة الوثائق (Enterprise Document Management System ) وإختصاراً لEDMS ، هو عبارة عن مجموعة من برامج الحاسوب المستخدمة في تتبع وتخزين الوثائق والمستندات الورقية او الالكترونية بصورة رقمية

يأخذ نظام إدارة الوثائق أكثر من مسمى ، ويطلع عليه أحيانا نظام إدارة الملفات Document Management System ( DMS )

اطلب الآن

للطلب وعرض السعر تواصل معنا عن طريق الدردشة المباشرة أو وسائل الاتصال

info@kds.ae فتح تذكرة